วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้า เริ่มต้นง่าย ใช้ได้จริง

สำหรับร้านค้าหรือธุรกิจ SMEs มักประสบปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งคือขณะที่ธุรกิจกำลังดำเนินไปได้สวย แต่กลับมีกำไรน้อยกว่าที่ควรจะเป็น หรือ ประโยคที่เราได้ยินกันคุ้นหูอย่าง “ขายดีจนเจ๊ง” ก็เคยเกิดขึ้นมาแล้วบ่อย ๆ สาเหตุสำคัญก็คือการไม่รู้ต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าที่ขาย ซึ่งการทำบัญชีร้านค้า จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ มีวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายของร้านค้า อย่างง่าย ๆ ใช้ได้จริง มาฝากกัน 

บัญชีรายรับรายจ่ายกิจการ คืออะไร 

บัญชีรายรับรายจ่ายกิจการ หรือ บัญชีร้านค้า คือ การจดบันทึกข้อมูลทั้งรายรับและรายจ่ายในกิจการร้านค้าของเราเอง เพื่อแสดงเงินเข้าออก สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจต่างๆ ในการดำเนินงานของร้าน คำนวณต้นทุนขาย หรือการจัดโปรโมชั่นทางการตลาด รวมไปถึงใช้ประกอบการยื่นขอสินเชื่อได้อีกด้วย

บัญชีรายรับรายจ่าย จำเป็นสำหรับกิจการอย่างไร 

1. ทำให้ทราบถึงสภาพการเงินโดยรวม เพราะเห็นเงินเข้าออกในร้านทั้งหมด

2. ทำให้ทราบว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรมากที่สุด และช่วยให้ประเมินรายจ่ายได้ ว่ารายจ่ายไหนควรลด หรือ ควรตัดออก 

3. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับยื่นขอสินเชื่อผู้ประกอบการ

4. ใช้สำหรับคำนวณต้นทุนขาย วางแผนการดำเนินงาน และวางแผนการตลาดต่อไปในอนาคต

ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ทำความเข้าใจเรื่อง รายรับ ต้นทุน และ รายจ่าย 

   รายรับ คือ เงินหรือรายได้ที่มาจากการประกอบกิจการ รวมถึงประโยชน์อื่น ๆ ที่มาจากการทำธุรกิจ เช่น รายได้จากการขายสินค้าทั้งหน้าร้านและออนไลน์ รายได้จากค่าเช่าที่ หรือ ดอกเบี้ยจากการที่เรานำกำไรของร้านไปลงทุนต่อ เป็นต้น 

          รายจ่าย คือ เงินที่ถูกจ่ายออกไป เพื่อใช้ในการดำเนินกิจการ 

          ต้นทุน จัดอยู่ในประเภทหนึ่งของรายจ่าย แต่จะจำกัดขอบเขตเฉพาะเงินที่จ่ายไปเพื่อทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย หรือ ให้บริการเพื่อส่งต่อให้ลูกค้าเท่านั้น เช่น ค่าสินค้าที่เราซื้อเพื่อนำมาขายต่อ ค่าวัตถุดิบที่ซื้อเพื่อนำมาปรุงอาหารขาย ค่าอุปกรณ์ทำผมในร้านเสริมสวย เป็นต้น 

ส่วนค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าเช่าที่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าจ้างลูกน้อง หรือ พนักงานในร้าน ถือเป็นรายจ่ายเช่นกันแต่ไม่ถูกจัดอยู่ในต้นทุนขาย จะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายหรือการดำเนินงานของกิจการแทน

จดบันทึกรายรับ รายจ่าย ลงแบบฟอร์ม 

เมือทราบประเภทของเงินในกิจการแล้ว สามารถจดบันทึกลงในสมุดบัญชี แอปพลิเคชัน หรือ ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้จากกรมสรรพากร คลิกที่นี่ โดยมีหลักการในการบันทึกบัญชี ดังนี้

แบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย ที่สรรพากรยอมรับ 

• ช่อง “วัน/เดือน/ปี” ใช้บันทึก วันที่ เดือน และปีพ.ศ. ที่มีรายการรับ หรือ จ่ายเงิน สำหรับการขายสินค้า ให้บริการ ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระ หรือวันที่จ่ายชำระค่าสินค้าและบริการนั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
• ช่อง “รายการ” ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และจ่ายเงิน เช่น ขายสินค้าชิ้นไหน ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าที่หน้าร้านหรือตลาดนัด  ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเตอร์เน็ต เป็นต้น 
• ช่อง “รายรับ” ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดที่เราอธิบายในช่องรายการ 
• ช่อง “รายจ่าย”  ควรแยกเป็น 2 ช่องย่อย คือ
  • ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า ซึ่งถือเป็นต้นทุนตามที่ได้อธิบายไปด้านบน 
  • ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ใช้บันทึกจำนวนเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ 
• ควรลงรายการบันทุกบัญชีรายรับรายจ่าย ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย ควรลงยอดรวมของแต่ละวันและแต่ละเดือนไว้ด้วย เพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งหมด
• กรณที่ไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายนั้น สามารถนำมาลงเป็นต้นทุนของสินค้า หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน

จะเห็นได้ว่าการทำบัญชีร้านค้าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและไม่ยากอย่างที่คิด หากเราใช้เวลาเพิ่มอีกนิดในการทำบัญชี ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารร้านค้าของเราได้อย่างมากเลยทีเดียว 

สำหรับเจ้าของกิจการที่ต้องการขอสินเชื่อเงินด่วนเพื่อนำมาเป็นเงินทุนหมุนเวียนหรือขยายสาขา สามารถติดต่อผ่านช่องทางออนไลน์ได้ที่ ‘ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ’ บริการสินเชื่อที่ถูกต้องตามกฎหมาย 

ปรึกษาเจ้าหน้าที่ได้เลยที่ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ กว่า 5,500 สาขาทั่วไทยหรือโทร 1652 หรือ LINE Official @srisawad 

หมายเหตุ : กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว  *เงื่อนไขอนุมัติสินเชื่อเป็นไปตามที่บริษัทฯ กำหนด