วิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า เริ่มต้นง่าย ใช้ได้จริง

สำหรับร้านค้าหรือธุรกิจ SMEs มักประสบปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งคือขณะที่ธุรกิจกำลังดำเนินไปได้สวย แต่กลับมีกำไรน้อยกว่าที่ควรจะเป็น หรือ ประโยคที่เราได้ยินกันคุ้นหูอย่าง “ขายดีจนเจ๊ง” ก็เคยเกิดขึ้นมาแล้วบ่อย ๆ สาเหตุสำคัญก็คือการไม่รู้ต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าที่ขาย ซึ่งการทำบัญชีร้านค้า จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ มีวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายของร้านค้า อย่างง่าย ๆ ใช้ได้จริง มาฝากกัน

บัญชีรายรับรายจ่ายกิจการ คืออะไร 

บัญชีรายรับรายจ่ายกิจการ หรือ บัญชีร้านค้า คือ การจดบันทึกข้อมูลทั้งรายรับและรายจ่ายในกิจการร้านค้าของเราเอง เพื่อแสดงเงินเข้าออก สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจต่างๆ ในการดำเนินงานของร้าน คำนวณต้นทุนขาย หรือการจัดโปรโมชั่นทางการตลาด รวมไปถึงใช้ประกอบการยื่นขอสินเชื่อได้อีกด้วย

รายรับ คืออะไร

รายรับ คือ เงินที่ได้รับเข้ามาในกิจการ โดยในกรณีของร้านค้า ซึ่งอาจจะมาจากการขายสินค้าหรือบริการ นอกจากนี้อาจมีรายรับจากแหล่งอื่น ๆ เช่น ดอกเบี้ยรับ รายได้จากการให้เช่าพื้นที่ หรือเงินสนับสนุนจากพันธมิตรทางธุรกิจ การบันทึกรายรับอย่างเป็นระบบจะช่วยให้เห็นภาพรวมของเงินที่ไหลเข้าสู่ธุรกิจ

รายจ่าย คืออะไร

รายจ่าย คือ ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแบ่งได้เป็นรายจ่ายคงที่ เช่น ค่าเช่า ค่าจ้างพนักงาน และรายจ่ายผันแปร เช่น ต้นทุนสินค้า ค่าสาธารณูปโภค ค่าวัตถุดิบ การติดตามรายจ่ายอย่างใกล้ชิดจะช่วยในการควบคุมต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการเงิน

บัญชีรายรับรายจ่าย จำเป็นสำหรับกิจการอย่างไร 

1. ทำให้ทราบถึงสภาพการเงินโดยรวม เพราะเห็นเงินเข้าออกในร้านทั้งหมด

2. ทำให้ทราบว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรมากที่สุด และช่วยให้ประเมินรายจ่ายได้ ว่ารายจ่ายไหนควรลด หรือ ควรตัดออก 

3. ใช้เป็นข้อมูลสำหรับยื่นขอสินเชื่อผู้ประกอบการ

4. ใช้สำหรับคำนวณต้นทุนขาย วางแผนการดำเนินงาน และวางแผนการตลาดต่อไปในอนาคต

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้า

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารร้านค้าให้มีประสิทธิภาพ ช่วยให้เจ้าของกิจการเห็นภาพรวมทางการเงิน และวางแผนธุรกิจได้อย่างแม่นยำ ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการเงิน ช่วยให้เห็นสถานะทางการเงินที่แท้จริง ทั้งรายได้ ค่าใช้จ่าย และผลกำไร ทำให้สามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมั่นใจ
• ช่วยในการวางแผนธุรกิจระยะยาว โดยใช้ข้อมูลจากบัญชีมาวิเคราะห์แนวโน้มยอดขาย ประเมินต้นทุน และวางแผนการลงทุนในอนาคต
• เตรียมพร้อมด้านภาษีและการขอสินเชื่อ มีเอกสารที่เป็นระบบสำหรับการยื่นภาษีและใช้เป็นหลักฐานในการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน
• ป้องกันการรั่วไหลและการทุจริต ช่วยตรวจสอบความผิดปกติของรายการทางการเงิน และควบคุมค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

เริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าอย่างไร

การเริ่มทำบัญชีไม่ใช่เรื่องยาก เพียงวางระบบให้เป็นระเบียบและทำอย่างสม่ำเสมอ เริ่มจากการแยกหมวดหมู่รายการทางการเงินให้ชัดเจน

1. จัดระบบเอกสารให้เป็นระเบียบ แยกหมวดหมู่ใบเสร็จและเอกสารทางการเงินทั้งหมด พร้อมจัดเก็บในที่ปลอดภัยและค้นหาง่าย
2. บันทึกรายการทันทีที่เกิดขึ้น ไม่ควรเก็บไว้จดภายหลัง เพื่อป้องกันการหลงลืมและความผิดพลาดในการบันทึก
3. ตรวจสอบความถูกต้องเป็นประจำ ทำการกระทบยอดเงินสดและบัญชีธนาคารทุกสิ้นวัน พร้อมสรุปผลประกอบการทุกเดือน
4. ใช้เทคโนโลยีช่วยจัดการ เลือกใช้แอปพลิเคชันหรือโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ เพื่อความสะดวกในการบันทึกและติดตามผล

ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ทำความเข้าใจเรื่อง รายรับ ต้นทุน และ รายจ่าย 

รายรับ คือ เงินหรือรายได้ที่มาจากการประกอบกิจการ รวมถึงประโยชน์อื่น ๆ ที่มาจากการทำธุรกิจ เช่น รายได้จากการขายสินค้าทั้งหน้าร้านและออนไลน์ รายได้จากค่าเช่าที่ หรือ ดอกเบี้ยจากการที่เรานำกำไรของร้านไปลงทุนต่อ เป็นต้น 

รายจ่าย คือ เงินที่ถูกจ่ายออกไป เพื่อใช้ในการดำเนินกิจการ 

ต้นทุน จัดอยู่ในประเภทหนึ่งของรายจ่าย แต่จะจำกัดขอบเขตเฉพาะเงินที่จ่ายไปเพื่อทำให้สินค้าพร้อมที่จะขาย หรือ ให้บริการเพื่อส่งต่อให้ลูกค้าเท่านั้น เช่น ค่าสินค้าที่เราซื้อเพื่อนำมาขายต่อ ค่าวัตถุดิบที่ซื้อเพื่อนำมาปรุงอาหารขาย ค่าอุปกรณ์ทำผมในร้านเสริมสวย เป็นต้น 

ส่วนค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าเช่าที่ ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าจ้างลูกน้อง หรือ พนักงานในร้าน ถือเป็นรายจ่ายเช่นกันแต่ไม่ถูกจัดอยู่ในต้นทุนขาย จะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายหรือการดำเนินงานของกิจการแทน

จดบันทึกรายรับ รายจ่าย ลงแบบฟอร์ม

เมือทราบประเภทของเงินในกิจการแล้ว สามารถจดบันทึกลงในสมุดบัญชี แอปพลิเคชัน หรือ ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้จากกรมสรรพากร คลิกที่นี่ โดยมีหลักการในการบันทึกบัญชี ดังนี้

แบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่าย ที่สรรพากรยอมรับ 

• ช่อง “วัน/เดือน/ปี” ใช้บันทึก วันที่ เดือน และปีพ.ศ. ที่มีรายการรับ หรือ จ่ายเงิน สำหรับการขายสินค้า ให้บริการ ซื้อสินค้าและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระ หรือวันที่จ่ายชำระค่าสินค้าและบริการนั้น โดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
• ช่อง “รายการ” ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และจ่ายเงิน เช่น ขายสินค้าชิ้นไหน ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าที่หน้าร้านหรือตลาดนัด  ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเตอร์เน็ต เป็นต้น 
• ช่อง “รายรับ” ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดที่เราอธิบายในช่องรายการ 
• ช่อง “รายจ่าย”  ควรแยกเป็น 2 ช่องย่อย คือ
  
  • ค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้า ซึ่งถือเป็นต้นทุนตามที่ได้อธิบายไปด้านบน 
  • ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ใช้บันทึกจำนวนเงินที่เป็นค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ 
• ควรลงรายการบันทุกบัญชีรายรับรายจ่าย ภายใน 3 วันทำการ นับแต่วันที่มีรายได้หรือรายจ่าย ควรลงยอดรวมของแต่ละวันและแต่ละเดือนไว้ด้วย เพื่อให้เห็นภาพรวมทั้งหมด
• กรณที่ไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายนั้น สามารถนำมาลงเป็นต้นทุนของสินค้า หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน

จะเห็นได้ว่าการทำบัญชีร้านค้าเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและไม่ยากอย่างที่คิด หากเราใช้เวลาเพิ่มอีกนิดในการทำบัญชี ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารร้านค้าของเราได้อย่างมากเลยทีเดียว 

สำหรับเจ้าของกิจการที่ต้องการขอสินเชื่อเงินด่วนเพื่อนำมาเป็นเงินทุนหมุนเวียนหรือขยายสาขา สามารถติดต่อผ่านช่องทางออนไลน์ได้ที่ ‘ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ’ บริการสินเชื่อที่ถูกต้องตามกฎหมาย

ปรึกษาเจ้าหน้าที่ได้เลยที่ ศรีสวัสดิ์ เงินสดทันใจ ศ.ศาลาสีส้ม ทั่วไทย โทร 1652 หรือ LINE Official @srisawad

หมายเหตุ

• สินเชื่อรถ อัตราดอกเบี้ยที่แท้จริง 17.04% - 24% ต่อปี ระยะเวลาผ่อนสูงสุด 54 งวด
• สินเชื่อบ้านและที่ดิน อัตราดอกเบี้ยที่แท้จริง 14.61% – 15.00% ต่อปี ระยะเวลาผ่อนสูงสุด 72 งวด
• กู้เท่าที่จำเป็นและชำระคืนไหว 
• เงื่อนไขอนุมัติสินเชื่อเป็นไปตามที่บริษัทฯ กำหนด